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Dr. Harald Ramminger

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Notar Dr. Ramminger in Frankfurt am Main:

Digitale Signatur


Der technische Fortschritt macht auch vor dem Notariat nicht halt. Über Jahrhunderte wurde die Echtheit notarieller Urkunden mit einem Siegel bestätigt. Auch wir haben selbstverständlich eine Siegelpresse im Büro und fertigen auf Wunsch auch die herkömmlichen Urkunden mit Ösgerät, rot-weißem Faden und Siegelstern.

An Stelle des Siegels tritt nun zunehmend die digitale Signatur.

Schon heute können Notare Unterlagen an das Handelsregister nur in digitaler Form senden. Dazu wird das Original im Tiff-Format eingescannt und mit einer Signaturkarte und entsprechender Software der Beglaubigt-Vermerk durch den Notar angebracht, so wie das auch bei Herstellung einer beglaubigten Abschrift geschieht. Der Notar hat in seinem Vermerk zu erklären, ob dem Beglaubigungsvorgang eine Ausfertigung oder eine beglaubigte Abschrift oder eine einfache Abschrift zu Grunde lag.

Die maßgebliche Vorschrift (§ 39a BeurkG) lautet:

(1) Beglaubigungen und sonstige Zeugnisse im Sinne des § 39 können elektronisch errichtet werden. Das hierzu erstellte Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Diese soll auf einem Zertifikat beruhen, das auf Dauer prüfbar ist. Der Notar muss die Signatur selbst erzeugen und die elektronischen Signaturerstellungsdaten selbst verwalten.

(2) Mit dem Zeugnis muss eine Bestätigung der Notareigenschaft durch die zuständige Stelle verbunden werden. Das Zeugnis soll Ort und Tag der Ausstellung angeben.

(3) Bei der Beglaubigung eines elektronischen Dokuments, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, soll das Ergebnis der Signaturprüfung dokumentiert werden.

Nach § 12 HGB können Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister und deren Anlagen nur elektronisch an das Registergericht übermittelt werden. Hierzu sind elektronisch beglaubigte Abschriften zum Handelsregister einzureichen.

Entsprechendes wird im Laufe der nächsten Jahre schrittweise für den Rechtsverkehr mit dem Grundbuchamt und anderen Behörden eingeführt.

Der Empfänger einer digital signierten Datei erhält diese nebst elektronischer Signatur und öffentlichem Schlüssel des Anwenders.

Die Überprüfung erfolgt in zwei Schritten:

1. Der Nutzer prüft das elektronische Dokument auf inhaltliche Veränderung. Das geschieht über den so genannten HASH-Wert. Mit dem öffentlichen Schlüssel entschlüsselt der Nutzer die übermittelte elektronische Signatur und den darin mitgeteilten Wert. Stimmen beide Werte überein, ist das Dokument unverändert, also unverfälscht.

2. Der Empfänger fragt sodann beim Verzeichnisdienst der Zertifizierungsstelle bei der Bundesnotarkammer online nach, ob der Absender der Nachricht dort mit den übersendeten Daten (Zertifikatsnummer, öffentlicher Schlüssel) gespeichert ist. Die Zertifizierungsstelle teilt mit, wer der Inhaber des Zertifikats ist und von wann bis wann das Zertifikat gültig ist.

Nach einem jetzt (Juni 2017) veröffentlichten Gesetzentwurf „zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer“ sollen Notare die Urkunden künftig in einem bei der Bundesnotarkammer in den nächsten 4 Jahren einzureichenden elektronischen Urkundenarchiv führen. In diesem elektronischen Archiv sollen die Urkunden dann für 100 Jahre aufbewahrt werden.

Weiterhin von Relevanz ist die herkömmliche Variante für alle Urkunden, die rücknahmefähig sind wie:

Ebensowenig ist die elektronische beglaubigte Abschrift für alle Dokumente maßgeblich, die im Original vorliegen müssen, wie z.B. die Vollmacht. Nur bei Vorlage der Originalvollmacht wird der Vollmachtsempfänger in seinem Vertrauen geschützt; darum kann die Originalvollmacht nicht durch eine elektronisch signierte Datei ersetzt werden.


Ihr Ansprechpartner

Notar Dr. Harald Ramminger, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Steuerberater